Действующая нормативно-правовая база предусматривает проведение банками систематических проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины и условий работы с денежной наличностью.
Периодичность и круг предприятий, подлежащих проверке, определяются руководителем банка с учетом объема их налично-денежного оборота, выполнения требований порядка ведения кассовых операций, а также информации налоговых органов о фактах нарушения предприятиями условий работы с денежной наличностью. При этом проверка должна проводиться не реже одного раза в 2 года.
Период, за который банк рассматривает состояние кассовой дисциплины предприятия, должен быть не менее трех месяцев. Проверяющему необходимо иметь документ на право осуществления проверки, подписанный руководителем банка. Проверяющий также заранее должен сообщить руководителю предприятия и главному бухгалтеру о предстоящей проверке.
До начала проверки работник банка выбирает данные о произведенных предприятием в контролируемом периоде операциях по поступлению и выдаче денег из кассы банка и их целевому назначению, лимите остатка денег в кассе, порядке и сроках сдачи выручки. Затем знакомится с уставом предприятия, договором банковского счета, разрешением банка о праве расходования предприятием постоянной денежной выручки, справкой о результатах предыдущей проверки кассовых операций и другими документами.
Согласно действующему законодательству, предусматривается проведение банками проверок соблюдения порядка ведения кассовых операций на предприятии по следующим направлениям:
1. Ведение кассовой книги и других кассовых документов. Рассматриваются соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.
2. Полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке. Соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Фактическое наличие денег в кассе предприятия представителем банка не проверяется. Однако если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и выдачи, проверяющий вправе потребовать от руководителя предприятия назначения ревизии кассы.
3. Полнота сдачи денег в кассу учреждения банка. Рассматривается соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в учреждение банка, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период, и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Проверяется своевременность возврата в учреждение банка невыплаченных в срок средств на заработную плату, на выплаты социального характера и других денежных средств. Сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк по данным проверяющего с записями в кассовой книге. При наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге выясняются причины такого расхождения.
4. Расходование наличных денег из кассовой выручки предприятия на согласованные с банком цели, наличие решения банка о праве на такое использование наличных денег.
5. Осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. При этом проверяется соблюдение предприятием предельных сумм налично-денежных расчетов. Основанием для определения суммы расходования предприятием наличных денег и подтверждением этих расходов являются договор (контракт), копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег (проверяются обороты по счету «Расчеты с подотчетными лицами»). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.
6. Соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка кассы, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк невыплаченных в срок средств на оплату труда и социально-трудовых льгот. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине имело место превышение лимита кассы. В случае неоднократного превышения предприятием установленного лимита остатка кассы рассчитывается средняя величина сверхлимитной кассовой наличности (исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка кассы). Например, в октябре количество дней превышения лимита составило 5, по сумме - 20 тыс. руб., 30,5,35,80 тыс. руб. (итого 170 тыс. руб.). Таким образом, сверхлимитная кассовая наличность составила 34 тыс. руб. (170тыс.руб./5).
7. Целевое использование наличных денег, полученных в банке, т. е. в соответствии с целями, указанными в чеках, а также решение других вопросов, относящихся к порядку ведения кассовых операций.
Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях, составляемой в трех экземплярах. В ней должны найти полное отражение все перечисленные выше вопросы. Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка, а затем в трехдневный срок рассматривается руководителем банка с решением о принятии мер по результатам проверки.
В случае установления фактов нарушения предприятием условий работы с денежной наличностью, расчетов наличными деньгами с юридическими лицами сверх предельной нормы, неоприходования в кассу денежной наличности, накопления в кассе сверхлимитных остатков банк направляет в налоговый орган по месту учета налогоплательщика представление с приложением первого экземпляра справки для принятия мер финансовой и административной ответственности.
По полученным от банка представлениям налоговые инспекции рассматривают дела об административных правонарушениях и наложении штрафов на виновных в соответствии с требованиями Кодекса об административных правонарушениях, введенного в действие с 1.07.2002 г. (глава 15 «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг»).
Данный Кодекс предусматривает, что нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:
· на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ;
· на юридических лиц в размере от 400 до 500 МРОТ.
Кодекс об административных правонарушениях впервые ввел административную ответственность должностных лиц самого банка за невыполнение ими обязанностей по контролю за соблюдением предприятиями и организациями правил ведения кассовых операций. Невыполнение должностными лицами банка таких обязанностей влечет наложение на них административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.
Все предприятия независимо от их организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.
Наличные деньги предприятия могут сдавать:
непосредственно в кассы учреждений банков;
через объединенные кассы на предприятиях;
предприятиям Госкомсвязи Российской Федерации для перевода на соответствующие счета в банках;
через инкассаторскую службу учреждений банков или специализированных инкассаторских служб, имеющих лицензию Банка России.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому обслуживаемому предприятию по согласованию с их руководителями. При этом учитывается необходимость ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководством предприятия. Лимит устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационноправовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит считается нулевым, а не сданная предприятием в банк денежная наличность - сверхлимитной.
Для установления лимита предприятие представляет в банк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков оно по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе, а затем уведомляет о размере лимита другие учреждения банков, в которых открыты счета.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объема кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета. Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплат социального характера и стипендий не выше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
В целях максимального привлечения наличных денег в свои кассы за счет своевременного и полного сбора денежной выручки от предприятий учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют на предприятии соблюдение кассовой дисциплины. При выявлении сверхлимитной наличности или иных нарушений кассовой дисциплины к предприятиям применяются меры ответственности в соот-ветствии с действующим законодательством.
Круг предприятий, подлежащих проверке, определяется руководителями учреждений банка в зависимости от объема налично-денежного оборота и имеющейся в банке информации о соблюдении предприятиями установленного порядка, в том числе информации других контролирующих органов.
Для проведения проверки выбираются сведения о поступлении и выдаче наличных денег из кассы банка, уточняются сумма установленного лимита, наличие разрешения на расходование части выручки на месте, сроки и порядок сдачи наличных денег для зачисления на расчетный счет.
В ходе проверки работник банка должен использовать первичные документы по учету кассовых операций (кассовый журнал, приходнорасходные документы, кассовую книгу), отчеты подотчетных лиц о расходовании подотчетных сумм, товарные чеки, счета, счета-фактуры, отчеты кассира и другие документы.
По результатам проверки делаются выводы и вносятся рекомендации руководству предприятия по устранению недостатков. Справка о результатах проверки составляется в трех экземплярах (если не выявлено нарушений, то в двух) и подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и работником банка, производившим проверку.
Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем учреждения банка или его заместителем. При установлении фактов нарушений первый экземпляр справки передается органам Госналогслужбы по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
- ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
Рассмотрим поподробнее порядок заполнения каждого документа.
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.
Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.
При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.
На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.
Кроме «внутренних» проверок, проверку соблюдения организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе осуществляют должностные лица банка, обслуживающего эту организацию. В случае выявления правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП РФ, банк-контролер должен передать дело в налоговые органы, которые в силу ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ рассматривают указанные правонарушения.
Кассовая дисциплина – набор общих правил, форм первичных кассовых документов, форм отчетности, которыми руководствуются предприятия всех форм собственности при организации наличного денежного оборота, проходящего через кассы. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возлагается на коммерческие банки, осуществляющие кассовое обслуживание хозяйств. Обслуживая хозяйственный оборот, деньги постоянно выпускаются в оборот и изымаются из оборота. Наличные деньги выпускаются в оборот, когда банки в процессе осуществления кассовых операций выдают их клиентам из своих операционных касс. Одновременно с этим клиенты банков погашают банковские ссуды и сдают наличные деньги в операционные кассы коммерческих банков, при этом количество денег в обороте, как правило, не увеличивается. В данном случае речь идет о выпуске денег, который следует отличать от эмиссии денег.
Под эмиссией понимается такой выпуск денег в оборот, который приводит к увеличению денежной массы, находящейся в обороте. Эмиссионный доход казны – это разница между номинальной стоимостью выпущенных бумажных денег и стоимостью затрат на их изготовление.
В условиях рыночной экономики эмиссия денег подразделяется на два вида:
1) эмиссия наличных денег - осуществляет ЦБ через РКЦ;
2) эмиссия безналичных денег - осуществляют коммерческие банки.
Эмиссия наличных денег осуществляется централизованно, поскольку количество наличных денег в коммерческих банков определяется спросом в них юридических и физических лиц. Эмиссию денег производит ЦБ России и его РКЦ.
Расчетно-кассовые центры (РКЦ) имеются во всех районах России. Они предназначены для обслуживания коммерческих банков в соответствующих районах. В РКЦ имеется две кассы: резервная и оборотная. Деньги, находяшиеся в оборотной кассе, постоянно находятся в движении, поскольку из этой кассы деньги выдаются в течение операционного дня коммерческим банкам, а также от них сюда поступают. У коммерческих банков имеются лимиты наличных денег в их операционных кассах. Превышение этого лимита и сдается в оборотную кассу РКЦ. В свою очередь в оборотной кассе РКЦ имеется также лимит. Лимит регламентируется тем, что если поступление наличных денег в РКЦ превышает их выдачу, то превышающая сумма переводится в резервный фонд. Деньги, находящиеся в резервной кассе, деньгами не являются, поскольку не участвуют в обороте.
Если возникает ситуация, что наличных денег не хватает в обороте, то с разрешения Центрального банка из резервной кассы деньги переводятся в оборотную кассу РКЦ. Центральный банк при осуществлении эмиссии руководствуется прогнозом кассовых оборотов, а также балансом денежных доходов и расходов населения. Ежедневно составляется эмиссионный баланс. Только Правление Центрального банка знает, произошла ли эмиссия или нет в этот день.
Безналичный денежный оборот - это оборот, связанный с движением стоимости без участия наличных денег, т.е. путем перечисления денежных средств по счетам в банке. Безналичный оборот связан с кредитными отношениями.
Банки выдают кредиты только в пределах имеющихся у них ресурсов. С помощью этих ресурсов удовлетворяется потребность предприятий в оборотных средствах.
Подавляющее большинство расчетов между фирмами осуществляется в безналичном порядке путем перечисления средств со счета плательщика на счет их получателя, а также путем зачета взаимных требований. Безналичные расчеты по сравнению с налично-денежными расчетами сокращают издержки обращения.
Безналичные расчеты регулируются: Гражданским кодексом РФ, Гражданским процессуальным кодексом РФ, Арбитражным процессуальным кодексом РФ и Центральным банком России.
Расчеты между предприятиями осуществляют банки и небанковские кредитные организации. Организация расчетов в случае, если получатель и плательщик обслуживаются в разных банках, возложена на расчетно-кассовые центры (РКЦ).
Для проведения расчетов каждому учреждению банка в РКЦ открывается корреспондентский счет на соответствующем балансовом счете, на котором банк хранит свои собственные средства, а РКЦ осуществляет безналичные расчеты.
Существует ряд принципов организации безналичных расчетов:
Правовая основа осуществления платежей, базой для которых служит ряд законов и указов Президента РФ, Правительства РФ.
Наличие, как у плательщика, так и у получателя банковских счетов. Между банком и клиентом заключается двусторонний правовой договор. Клиент имеет право открывать любое количество счетов, в любой валюте.
Бесперебойное осуществление платежей.
Осуществление платежей в срок.
Наличие согласия (акцепта) плательщика на платеж, то есть снятие денежных средств со счета банка производится по просьбе владельца счета, но возможны случаи предусмотренные законодательством о списании недоимок по налогам, штрафов и т.п.
Имущественная ответственность за несоблюдение договорных условий.
