Формирование х z отчета в аптеке. Z-отчёт: что это такое и как его сделать

Предусмотренная законодательством обязанность применения контрольно-кассовой техники вынуждает также оформлять соответствующую документацию. Одним из таких требований является Z-отчёт. В данной статье мы ознакомимся с основными принципами его оформления в соответствии с действующими законодательными нормами.

Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) утвердила Перечень печатаемых на чековых и контрольных лентах основных буквенно-символьных обозначений, используемых в контрольно-кассовых машинах, в котором указано, что буквой Z обозначают отчёт с гашением - итоговый чек, отображающий операции и сумму выручки за день.

В новой редакции законодательства этот отчёт называют отчётом о закрытии смены.

Чтобы оформить такой отчёт, не потребуется дополнительных финансовых, материальных, трудовых или особых временных затрат. Кассовая техника запрограммирована на самостоятельное оформление Z-отчёта, вводить вспомогательную информацию нет нужды.

От кассира требуется лишь знание того, на какие кнопки следует нажимать (согласно инструкции к кассовому аппарату), в результате он получит распечатанный чек с итоговыми данными.

Важно! Законодательство определяет, что между двумя Z-отчётами временной промежуток не может быть больше 24 часов.

Современная кассовая техника часто программируется таким образом, чтобы исключить такой фактор, как забывчивость кассиров: если в течение 24 часов после оформления предыдущего Z-отчёта не оформить следующий, она будет заблокирована.

Для чего он нужен

Z-отчёт нужен для:

• кассира, чтобы закрыть смену и сдать выручку инкассаторам или бухгалтеру;
• бухгалтера, чтобы проконтролировать правильность сданной выручки;
• владельца, чтобы проверить честность работы кассира и эффективность бизнеса;
• проверяющего из налоговой, чтобы проверить правильность применения контрольно-кассовой техники в процессе встречных проверок, а также правильность начисления и уплаты налогов, так как при обнулении сумма выручки запоминается фискальным накопителем.

Читайте также: Онлайн-кассы для ИП в 2018 году

Основное предназначение Z-отчёта - обнулить результат работы магазина, передать данные для контроля налоговой службой. Отчёт с гашением является основой для управления магазином и оформления бухгалтерской и статистической отчётности.

Важно! Нужно понимать, что из кассы после обнуления нельзя будет выдать деньги или вернуть их клиенту, отказавшемуся от покупки. Такие операции будут оформляться уже через центральную кассу с разрешения главного бухгалтера и руководителя.

Виды Z-отчётов

Можно снимать такие виды Z-отчётов:

1. Базовый - такой отчёт завершает работу смены и обнуляет работу всего магазина.
2. По подразделениям - показывает работу каждого отдела за смену.
3. По каждому продавцу - позволяет контролировать работу отдельных лиц.
4. В ассортиментном разрезе, если такая функция предусмотрена в модели кассового аппарата, позволяет оценить скорость товарооборота разных товаров.
5. Нулевой - в случае отсутствия операций за итоговый период.

Накопления в отчёте

Накоплениями называют общую сумму выбитых кассовых чеков от начала работы кассовой машины. Согласно действующему законодательству она не имеет значения с точки зрения полноты и своевременности уплаты налогов.

В каких случаях накопления могут обнулять

Z отчет кассового аппарата: видео

Обнуление накоплений может происходить при:

• перерегистрации ККМ;
• установке нового блока памяти;
• после ремонта, перепрограммирования или технического обслуживания.

Знаете ли вы? Если кассовый аппарат отказывается выдать Z-отчёт, возможно, вы не открыли смену (отсутствуют операции продажи за день). Чтобы оформить его с нулевыми показателями, выбейте нулевой чек.

Обязательно ли делать Z-отчёт при передаче смены

Законодательство не требует обнуления кассы при передаче смены, главное - чтобы процедура проводилась 1 раз в 24 часа. Однако внутренним распорядком работы предприятия такое правило может быть предусмотрено для собственного удобства. Максимальное количество Z-отчётов за сутки не ограничивается.

Читайте также: Кассовый аппарат «Штрих-Мпей-Ф»

Есть ли штраф за не распечатанный Z-отчёт

Если не распечатать Z-отчёт, наступает ответственность согласно статье 19.7 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации в виде штрафа:

1. С лица, ответственного за распечатку отчёта, взыскивается штраф в размере 100-300 руб.
2. С бухгалтера, руководителя взыскивается 300-500 руб.
3. С предприятия взыскивается 3000-5000 руб.

Однако такое нарушение может попасть также под статью 19.4 Кодекса о неповиновении законному распоряжению или требованию лица, осуществляющего государственный или муниципальный финансовый контроль, в результате чего оштрафованными могут быть:

1. Граждане - на сумму 500-1000 руб.
2. Должностные лица - на сумму 2000-4000 руб.

Ещё 1 статья Кодекса (15.6) гласит, что неоформление, ненадлежащее оформление или фальсификация данных отчёта о закрытии смены и других документов, являющихся основой для налогового контроля, приводит к наложению штрафа на:

1. Граждан в сумме 100-300 руб.
2. Должностных лиц в сумме 300-500 руб.

Как сделать Z-отчёт на кассовом аппарате

Как снять Z-отчет (закрыть смену) на кассе АМС 100К: видео

Рассмотрим порядок оформления отчёта о закрытии смены на примере кассового аппарата АМС-100МК.

Необходимо нажать такие клавиши:

Для каждой модели кассового аппарата имеется свой набор клавиш и последовательность их нажатия, прочитать об этом можно в прилагающейся инструкции.

Знаете ли вы? Если вы распечатаете схему, по которой нужно действовать для оформления отчёта о закрытии смены для аппарата, установленного на вашем предприятии, и прикрепите её на видном для кассира месте, то вероятность того, что он забудет распечатать или допустит ошибки при оформлении, значительно снизится.

Куда подшивать Z-отчёт

Z-отчёт нужно подклеить к Справке-отчёту кассира-операциониста. Допускается также скрепление без помощи клея, но первый способ лучше обеспечивает сохранность документа. Справка оформляется после заполнения Журнала кассира-операциониста.

Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов.

Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность — обо всём подробно ниже.

Что такое зет-отчёт

Z-отчет («Зет-отчет» , он же отчет с гашением ) – это итоговый кассовый чек, который обязательно должен быть напечатан в течение 24 часов. Он означает завершение кассовой смены, сдачу выручки и обнуление оперативной памяти кассового аппарата. Все данные с предыдущего момента гашения остаются в фискальной памяти кассы и на ленте ЭКЛЗ.

К СВЕДЕНИЮ! В контрольно-кассовом аппарате существует контрольная лента (), на которой записываются все показатели со счетчиков. В случаях, когда информация по отчетам почему-то утрачивается, ЭКЛЗ – единственная возможность ее восстановить.

По этому документу можно отследить:

• данные счетчиков денег на начало и конец смены;
• общую сумму выручки до момента гашения;
• сумму возвратов денег, если они имели место;
• сумму предоставленных скидок;
• сумму по аннулированным чекам.

Сняли Z-отчет, что дальше?

Пропечатанный чек с итоговым отчетом нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:

• дата каждого документа;
• его номер;
• гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
• суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).

Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.

ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.

Ежесуточный контроль

«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.

Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то касса будет заблокирована. Все кассовые аппараты, по распоряжению законодательства, оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены. Пока не будет снят Z-отчет, касса не сможет производить никаких операций.

А если операций не было?

Письмо ГФСУ от 10.02.2015 г. разъяснило, что нулевые отчеты можно не печатать, если в течение 24 часов не прошла ни одна кассовая операция. Однако, часто внутренние документы предприятия требуют открывать и закрывать смену вне зависимости от прохождений по кассе. Кроме того, на практике в аппарате чаще всего хранятся мелкие деньги, а это тоже финансы, которые должны ежедневно проводиться через ККМ («служебное внесение»), а это уже операция, которая отразится в Z-отчете.

Пока законодатели не прояснили этот вопрос окончательно, лучше во избежание неприятностей печатать Z-отчет ежедневно и оформлять его в кассовую книгу, даже если он нулевой.

Особенности Z-отчета

1. Каждый отчет с гашением имеет свой порядковый номер, поэтому в журнале кассира не должно быть пропусков.
2. Повторно снять его или отменить нельзя, так как он фиксируется в фискальной памяти аппарата и на контрольной ленте.
3. Если операции по кассе не производились в течение 24 часов, можно снять нулевой Z-отчет.
4. В течение смены или рабочего дня можно снимать любое количество Z-отчетов, каждый должен быть оформлен отдельно и подшит к справке операциониста.
5. После распечатки Z-отчета второй раз его снять невозможно, пока не будет проведена любая операция по кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Самый первый отчет с гашением, снимаемый в ИНФС при регистрации контрольно-кассового аппарата, там и останется: его отсутствие никак не повлияет на правильность оформления кассового журнала. А вот со всеми последующими следует быть особенно внимательным.

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

• с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
• вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
• если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
• если чек утерян;
• когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

1. Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
2. Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
3. Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
4. Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.

Забыли снять Z-отчет вовремя?

В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.

Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.

Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.

Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Выявленные налоговой проверкой нарушения Z-отчетности чреваты серьезными штрафами для руководства организации.

Отсутствие одной или нескольких «зеток» – это нарушение ст.19.7 КоАП РФ, так как по факту это – непредоставление представителям государственных органов требуемых ими сведений.

За это должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб., а юридические – в десятикратном размере.

Если налоговики сочтут, что неоформленные Z-отчеты представляют собой неповиновение требованиям надзорного органа (ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф может быть выписан на сумму от 1000 до 2000 руб.

Реквизиты и назначение Z-отчета

Согласно ст. 1 Закона об РРО фискальный отчетный чек представляет собой документ установленной формы, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий данные дневного отчета, во время печати которого информация об объеме выполненных расчетных операций заносится в фискальную память. В свою очередь, дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память регистратора получил название Z-отчета , в связи с чем понятия «фискальный отчетный чек» и «Z-отчет» могут использоваться как тождественные.

Основное назначение Z-отчета — обнулить память РРО и обеспечить фиксацию итога расчетов за определенный период работы РРО. Соответственно, по окончании смены кассир должен выполнить следующие действия:

1) составить дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память РРО (Z-отчет), в котором должна быть отражена информация об операциях «служебное внесение» или «служебная выдача»;

2) распечатать Z-отчет и подклеить его в КУРО;

3) на основании данных фискального отчетного чека (Z-отчета) заполнить раздел 2 КУРО;

4) сдать выручку в кассу предприятия;

5) выключить РРО.

Само формирование Z-отчета осуществляется в такой последовательности (п. 13 Требований № 199 ):

Печать Z-отчета и занесение информации в фискальную память;

Обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти;

Печать информации, подтверждающей обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти и действительность Z-отчета.

При этом в Z-отчете обязательно должны присутствовать такие реквизиты и данные :

название и адрес хозяйственной единицы;

индивидуальный номер плательщика, перед которым печатаются большие буквы «ПН». Если субъект предпринимательской деятельности не зарегистрирован как плательщик НДС, то вместо индивидуального номера указывается идентификационный код согласно ЕГРПОУ (для юрлиц) либо налоговый номер (для физических лиц), а вместо букв «ПН» - буквы «ІД»;

фискальный номер регистратора, перед которым печатаются большие буквы «ФН»;

заводской номер регистратора;

логотип производителя;

итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) по каждой ставке НДС отдельно;

буквенные обозначения и соответствующие им ставки НДС в процентах, а также даты их последнего занесения (если оно проводилось в день распечатки Z-отчета);

суммы НДС по каждой ставке;

итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги), продажа которых не подлежит обложению НДС;

общий итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) с разбивкой по формам оплаты;

итог расчетных операций и суммы НДС по суммам средств, выданных покупателям (потребителям услуг), если такой итог не равен нулю;

сумма денежных средств по операциям «служебное внесение» и «служебная выдача»;

количество кассовых чеков (квитанций), выданных за смену, отдельно по реализованным товарам (предоставленным услугам) и выданным средствам;

номер, дата и время печати Z-отчета;

уведомление об обнулении регистров дневных итогов оперативной памяти и действительности Z-отчета.

Отсутствие каких­либо сведений из приведенных выше, поскольку они отнесены к обязательным реквизитам, может быть квалифицировано проверяющими как основание для непризнания Z-отчета, что приравнивается к его отсутствию с применением 340-гривневого штрафа к предприятию за каждый такой отчет. Впрочем, на незначительные недостатки в реквизитах Z-отчета судебные инстанции готовы закрыть глаза, указывая, что в этом случае оснований для ответственности нет (см., например, определение ВАСУ от 23.11.2010 г. по делу № К-10340/08 ).

Обязанность ежедневно печатать на регистраторах расчетных операций (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг) фискальные отчетные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО возложена на субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО . Данная обязанность будет считаться выполненной при условии, что фискальные отчетные чеки печатаются ежедневно и хранятся в КУРО .

Z-отчет не распечатан: сколько штрафов?

Согласно п. 4 ст. 17 Закона об РРО в случае невыполнения ежедневной печати фискального отчетного чека либо его несохранения в КУРО применяются финансовые санкции в размере
20 ннмдг (340 грн. ).

Если Z-отчет не распечатан и не сохранен, к субъекту хозяйствования применяется один штраф , а не два - отдельно за нераспечатку и отдельно за несохранение. А потому в случае если налоговики будут настаивать на иной трактовке и обосновывать факт совершения в этом случае двух отдельных нарушений, за каждое из которых должен быть применен штраф в размере 340 грн., поспорить с ними можно, используя такие аргументы:

1. Как нераспечатка Z-отчета, так и его несохранение в КУРО приводят к нарушению одной и той же единой обязанности, закрепленной в п. 9 ст. 3 Закона об РРО , - отчет должен печататься ежедневно и храниться в КУРО.

2. Невыполнение ежедневной печати Z-отчета автоматически означает, что он не сохранен в КУРО. Формулировка п. 4 ст. 17 Закона об РРО подчеркивает лишь то, что только ежедневной печати Z-отчета недостаточно для выполнения обязанности, предусмотренной п. 9 ст. 3 Закона об РРО . В то же время установления факта такого невыполнения уже достаточно, чтобы применить санкцию в размере 20 ннмдг, так как в установлении факта несохранения Z-отчета в КУРО в этом случае нет никакой необходимости.

В споре можно сослаться и на позицию специалистов ГНАУ, высказанную на страницах журнала «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 23, с. 44. Так, в ней указано, что если фискальный чек распечатан, но не сохранен в КУРО, то к субъекту предпринимательской деятельности применяется только финансовая санкция за несохранение его в КУРО .

Если налоговики не согласятся с приведенными аргументами, повторно их изложить можно уже в суде. Суды в таких спорах признают обоснованным применение штрафа в размере 20 ннмдг (см., например, постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. в деле № 11/210 ).

Если Z-отчет был распечатан, но в КУРО не подклеен - это также основание для штрафа.

Если факт нераспечатки или несохранения Z-отчета в КУРО установлен, то избежать необходимости уплаты штрафа с помощью составления объяснительной записки кассира (продавца), привлечения его к дисциплинарной ответственности уже не удастся.

Не распечатаны Z-отчеты за несколько дней: сколько штрафов?

По сути, вопрос заключается в том, можно ли считать нераспечатку Zотчетов за несколько дней подряд не самостоятельными нарушениями, каждое из которых влечет за собой отдельный штраф в 340 грн., а одним длящимся нарушением, за которое, соответственно, применяется только один штраф.

Строго говоря, оснований для такой трактовки законодательных предписаний нет: к субъекту хозяйствования должен быть применен штраф в размере 340 грн. за каждый нераспечатанный и несохраненный Z-отчет (см. также письмо ГНАУ от 24.12.2009 г. № 13432/6/23-7015/1445 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 15, с. 5).

Но для самых решительных приведем позицию Киевского апелляционного админсуда, по мнению которого субъект хозяйствования несет ответственность за невыполнение обязанности по ежедневной печати Z-отчетов в целом. Поэтому независимо от того, сколько фактов нераспечатки (либо несохранения Z-отчетов) установлено , - это свидетельствует о том, что допущено нарушение одной и той же единой обязанности, а значит, и штраф должен быть применен один (постановление от 15.06.2010 г. по делу № 2-а­-2413/09/0270 ).

Предусмотрен ли штраф для должностных лиц предприятия за отсутствие Z-отчета?

Ответственность за невыполнение обязанности ежедневно печатать на РРО Z-отчеты и обеспечивать их хранение в книгах учета расчетных операций предусмотрена не только для субъектов хозяйствования, но и для его работников и должностных лиц (ст. 26 Закона об РРО ). Так, ст. 155 1 КоАП предусматривает, что за нарушение порядка проведения расчетов в сфере торговли, общественного питания и услуг на лицо, осуществляющее расчетные операции, налагается штраф в размере от 2 до 5 ннмдг (от 34 до 85 грн. ), а на должностных лиц субъектов предпринимательской деятельности - от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ). При повторном нарушении порядка проведения расчетов в сфере торговли лицом, которое в течение года привлекалось к административной ответственности за то же нарушение, размер штрафа для лиц, осуществляющих расчетные операции, составит от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ), а для должностных лиц - от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн. ). Такие дела рассматриваются районными, районными в городе, городскими судами на основании административных протоколов, составленных налоговыми органами. При этом административный протокол составляется при выявлении любого из таких фактов - нераспечатывание Z-отчетов, неежедневное их распечатывание, несохранение Z-отчетов в КУРО (см. письмо ГНАУ от 17.07.2003 г. № 11190/7/23-2117 ). В соответствии со ст. 38 КоАП штраф к должностным лицам или другим работникам субъекта хозяйствования может быть применен только в течение трех месяцев со дня совершения правонарушения.

Может ли Z-отчет распечатываться чаще одного раза за смену?

Формулировка п. 9 ст. 3 Закона об РРО о необходимости ежедневной печати фискальных отчетных чеков у субъектов хозяйствования иногда вызывает сомнения по поводу того, не будет ли нарушением данной обязанности печатать Z-отчеты чаще одного раза в день.

Такие сомнения не имеют под собой оснований. Кроме того, в п.п. 7.7 Порядка № 614 специально оговорена ситуация, когда в течение рабочего дня на РРО было распечатано несколько фискальных отчетных чеков. В этом случае все они подклеиваются в соответствующей книге УРО, записи в разделе 2 книги УРО делаются по каждому фискальному отчетному чеку отдельно. Признают возможность печати нескольких Z-отчетов, ссылаясь на отсутствие в законодательстве соответствующих ограничений, и налоговики (п.п. 2.2.99 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 , соответствующая консультация размещена также в Единой базе налоговых знаний).

В отдельных случаях распечатка нескольких Z-отчетов за день может быть обусловлена необходимостью выполнения законодательных требований. Так, согласно п. 4.9 Порядка использования РРО, если на период выхода из строя РРО либо в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и расчетной книжки, то после установления отремонтированного (либо резервного) РРО или возобновления энергоснабжения необходимо провести через РРО суммы расчетов за время работы с использованием расчетной книжки, а также в соответствии с контрольной лентой (в случае обнуления оперативной памяти) - за время работы, предшествовавшее выходу РРО из строя либо отключению электроэнергии, отдельно по каждой ставке НДС, после чего следует сделать Z-отчет.

Кроме того, может случиться так, что уже после печати Z-отчета за день возникла необходимость провести еще одну расчетную операцию либо несколько операций. В этом случае также следует распечатать еще один Z-отчет и подклеить его в КУРО.

Как часто должен распечатываться Z-отчет?

В соответствии с п. 1 примечаний к Требованиям № 199 итог расчетов исчисляется за смену, максимальная продолжительность которой не должна превышать 24 часа . Поскольку итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета , выполнение требования об исчислении расчетов за смену возможно только при условии своевременной печати Z-отчетов .

При этом сменой считается период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета (п. 2 Требований № 199 ).

Налоговики, как правило, настаивают, чтобы между распечаткой двух Z-отчетов проходило не более 24 часов (см. п.п. 2.2.7 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 ). Более того, на практике субъекты хозяйствования часто сталкиваются с требованиями с их стороны о необходимости распечатки Z-отчетов в пределах календарных суток, т. е. итог расчетов за сутки должен отражаться в Z-отчете, распечатанном до окончания этих календарных суток, т. е. до 24.00, поскольку иначе возможны ситуации, когда в один день будут распечатаны два Z-отчета, а в другой - ни одного, а значит - требование Закона об РРО о ежедневной печати фискальных отчетных чеков не будет выполнено.

Однако суды справедливо исходят из того, что отсчет продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции, а не с распечатки предыдущего Z-отчета , и даже не с начала рабочего дня субъекта хозяйствования (постановление Киевского апелляционного административного суда от 11.02.2009 г. по делу № 22-а­-10244/08 ). Таким образом, отсчет 24 часов осуществляется от первой расчетной операции, совершенной после распечатки преды­дущего Z-отчета, и до выполнения следующего Z-отчета. Выполнения этого условия достаточно, даже если при этом указанные два события имели место в разных календарных сутках (см. постановления Окружного административного суда
г. Киева от 12.03.2008 г. № 2/95, от 22.09.2008 г. № 13/150 , от 04.03.2009 г. № 13/492 , определение ВАСУ от 12.07.2007 г. ).

Более того, субъектам хозяйствования иногда удается убедить суды в том, что между двумя распечатками двух Z-отчетов может пройти больше 24 часов и это не должно считаться нарушением. Основной аргумент, который при этом приводится: смена, за которую должен быть распечатан Z-отчет, отсчитывается с момента проведения первой после предыдущего отчета расчетной операции. При этом операции служебного внесения либо служебного изъятия таковыми не считаются, как и пробное перед началом работы РРО пробитие так называемых нулевых чеков с целью проверки четкости и правильности печати реквизитов на чеке. Если в течение суток не было осуществлено ни одной расчетной операции, то, возможно, субъекту хозяйствования удастся убедить суд в том, что Z-отчет можно не печатать (см., например, постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.08.2010 г. по делу № 2а-­17041/09/2670, определение ВАСУ от 19.08.2010 г. по делу № К-268/09 ).

Впрочем, для тех субъектов хозяйствования, которые предпочитают обезопасить себя и от нарушений, и от претензий со стороны проверяющих, данный вопрос не будет стоять столь остро.

Напоследок напомним, что Z-отчет не нужно печатать в нерабочие для предприятия дни. Налоговики признали это достаточно давно (см., например, «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 17 - 18, с. 104). Этой же позиции придерживаются и суды (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.12.2007 г. № 3/66 ).

Как исправить ошибку в Z-отчете?

К сожалению, никак. Вносить исправления в Z-отчет нельзя, подать уточненный отчет по аналогии с налоговой отчетностью тоже нельзя. И даже не потому, что это не предусмотрено действующим законодательством, а в связи с тем, что иначе нивелировалось бы само назначение Z-отчета: подвести итог работы РРО за смену. Z-отчет лишь отражает ошибки, допущенные за смену, а потому исправлять следует их, а не сам Z-отчет.

В связи с этим в случае ошибочного проведения сумм через РРО следует исправить такую ошибку:

Либо путем регистрации отрицательной суммы (если РРО обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов) с распечаткой на ошибочно проведенную сумму фискального чека выдачи средств,

Либо путем регистрации выдачи средств с помощью операции «служебная выдача».

Иначе субъект хозяйствования не сможет обеспечить соответствие сумм наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, указанной в отчете РРО.

Дополнительно необходимо составить акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов (п. 4.8 Порядка № 614 ). В акте указывают данные об ошибочно проведенной сумме и реквизиты ошибочно выбитого расчетного документа (чека). Акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов передают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение 3 лет, либо подклеивают на последней странице КУРО. Ошибочно проведенные суммы расчетов в графах 5 - 8 КУРО не отражаются.

Можно ли заменить Z-отчет Х-отчетом?

Заменить Z-отчет Х-отчетом (документом, содержащим информацию о дневных итогах расчетных операций, проведенных с применением РРО, без обнуления информации в оперативной памяти), как это иногда делают субъекты хозяйствования в случае потери Zотчета, нельзя (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 11.03.2009 г. № 4/36 ). Это объясняется тем, что итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета . Х-отчет такой функции не выполняет.

Обязательно ли делать Z-отчеты
при передаче смены от одного продавца другому?

Понятие смены для целей применения законодательства об РРО и смены при определении режима работы не должны рассматриваться как тождественные.

Напомним: согласно п. 2 Требований № 199 смена при применении РРО - это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Это единственное ограничение, которое установлено законодательством. Какихлибо оговорок, касающихся режима работы продавца, для целей определения смены в отношении РРО нет.

Таким образом, делать Z-отчет при передаче смены от одного продавца другому необязательно. В то же время законодательство не запрещает распечатывать более одного Z-отчета в течение 24 часов. Поэтому, если предприятие посчитает это целесообразным, оно может внутренними документами обязать своих сотрудников распечатывать Z-отчет при передаче смены от одного продавца (либо кассира) другому с обязательным подклеиванием каждого Z-отчета в КУРО.

Распространяется ли обязанность по ежедневной печати Z-отчетов на резервный РРО?

Действующим законодательством предусмотрено использование резервного РРО исключительно в период выхода из строя основного РРО либо в случае исчерпания срока службы такого РРО (ст. 5 Закона об РРО ).

При использовании резервного РРО в предусмотренных случаях на субъекта хозяйствования распространяются все те же требования, как и при использовании основного РРО, в том числе и требование о ежедневной печати Z-отчетов.

Если же резервный РРО в течение рабочего дня не используется, то и обязанности распечатывать на нем Z-отчет, безусловно, нет. К аналогичному выводу приходят и сами налоговые органы в разъяснениях, размещенных в Единой базе налоговых знаний.

Может ли предприятие, которое временно прекращает деятельность, не распечатывать ежедневно Z-отчеты?

Действующим законодательством такой правовой режим, как временное приостановление деятельности, не предусмотрен. Соответственно нет и освобождения от обязанности по ежедневной печати Z-отчетов .

Однако среди оснований, которые должны принимать во внимание налоговые органы и не требовать распечатки Zотчетов за соответствующие дни, следует назвать:

Закрытие торгового объекта для проведения санитарных мероприятий, техничного переоборудования и проведения других работ, о чем субъект хозяйствования должен разместить объявление рядом с информацией о режиме работы с указанием даты и периода закрытия торгового объекта (п. 13 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания населения, утвержденного постановлением Кабмина от 15.06.2006 г. № 833 );

Издание приказа по предприятию об изменении режима работы, в частности установления большего количества выходных дней либо оформление простоя (напомним, что изменение режима работы требует соблюдения требований законодательства о труде). В нерабочие для предприятия дни (выходные и праздничные) РРО не применяется, а значит и обязанности по распечатыванию Z-отчета нет.

В рабочие же для предприятия дни РРО должен быть включен и распечатка Z-отчетов является обязательной.

Само по себе отсутствие расчетных операций в течение дня не является основанием для освобождения субъекта хозяйствования от обязанности ежедневной печати Zотчетов, что подтверждается в том числе судебной практикой (см., например, постановление Киевского апелляционного админсуда от 25.01.2011 г. № 2а-­1557/10/2670 ).

При этом, если техническими требованиями РРО не предусмотрена распечатка фискальных отчетных чеков в случае отсутствия расчетных операций, сами налоговые органы рекомендуют субъектам хозяйствования проводить операции «служебное внесение» и «служебная выдача», что позволит распечатать Z-отчет.

В кассовом аппарате закончилась чековая лента, в связи с чем Z-отчет был распечатан неполностью.
Будут ли санкции?

Налоговые органы отвечают на этот вопрос положительно, ссылаясь на то, что Z-отчет должен содержать все предусмотренные законодательством реквизиты. Отсутствие хотя бы одного из них - основание для применения штрафа в размере 340 грн. Поэтому во избежание такого правонарушения субъект хозяйствования должен контролировать наличие достаточного размера ленты в гнезде кассового аппарата для распечатки фискального отчетного чека и своевременно ее менять на новую ленту в случае недостаточного размера.

Суды, рассматривая подобные споры, менее категоричны. Они указывают на то, что неполная распечатка Z-отчета в связи с окончанием чековой ленты в кассовом аппарате не должна приравниваться к такому нарушению, как отсутствие ежедневной печати фискального отчетного чека и влечь за собой применение 340-гривневого штрафа (см., например, постановление Харьковского окружного административного суда от 12.03.2008 г. № 2-а­-679/08 ).

Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:

• для обнуления данных по продажам за смену;
• подведения итогов по выручке за смену;
• фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
• отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
• обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).

Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.

О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:

• «Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2019)» ;
• «Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец» .

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?

Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:

• обнуления данных;
• фиксации итогового результата в фискальной памяти.

Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.

Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.

Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.

Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.

О том, кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, читайте .

Итоги

Зет-отчет — это отчет почти уже ушедших в прошлое касс, оснащенных ЭКЛЗ. В онлайн-кассе предусмотрен аналог этого отчета — о закрытии смены, набор задач для которого откорректирован в соответствии с изменением технических характеристик кассовых аппаратов. Одной из важных новых функций отчета о закрытии смены является оперативная отправка его в контролирующую ИФНС.

Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько?

Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина.

Существует два способа контролировать кассира:

Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение - магазин не работает ночью. Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата.

В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой. Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара.

Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра. К счастью, бухгалтеры придумали много лет назад второй способ. В двух словах его можно описать как «метод кассовых смен». Если у вас в магазине установлен фискальный регистратор или кассовый аппарат – то этот метод вы должны использовать по закону. К счастью, он достаточно прост, хорошо продуман, и не вызовет у вас затруднений. Меркурий-POS позволяет использовать этот метод, даже если у вас нет не только фискального регистратора, но и принтера чеков. В этом случае необходимые отчеты не печатаются, а выводятся на экран. Ниже представлен алгоритм работы этого метода.

1. Открытие смены.
2. Работа на кассе.
3. Снятие промежуточного X-отчета.

4. Закрытие смены.

   1. Снятие X-отчета.
   2. Выплата из кассы.
   3. Снятие Z-отчета (суточный отчет с гашением).

Рассмотрим, как реализованы эти пункты в кассовой программе Меркурий-POS. Все описанные функции доступны Заведующему магазином в меню «Отчеты». При наличии фискального регистратора или принтера чеков, отчеты будут напечатаны (отчеты, снятые с фискального регистратора необходимо хранить, и на их основе заполнять журнал Кассира-операциониста). В случае отсутствия чековых принтеров на кассе, отчеты будут просто выводиться на экран.

Так же, Меркурий-POS запоминает все снятые Z- отчеты и передает данные в Меркурий-ERP.

Открытие смены на кассе. В Меркурии происходит автоматически, при пробитии первого чека в смене. Перед тем, как новому кассиру начать работу и сделать свою первую продажу, стоит убедиться, что наличные деньги в кассе совпадают с показаниями Меркурия. Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе.

Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.

Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры.

Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу. После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением ). Снятие этого отчета обнуляет регистры продаж и возвратов за смену, а так же увеличивает на единицу счетчик смен (Номер текущей смены отображается в правом верхнем углу экрана). После этого касса закрыта и готова принимать следующего кассира.

После скачки чеков, Меркурий-ERP создаёт столько расходных накладных, сколько было снято Z-отчетов. А при скачивании Z-отчетов с касс, автоматически создается документ поступления денег на казначейский счет магазина. Так что всегда будет легко сопоставить сданные кассиром деньги и сумму списанного с остатков товара.